Marktforschungsstudie
NEU! Top-AssistentIn zwischen Klischee & Wirklichkeit
Top-AssistentIn verdrängt »gute alte ChefsekretärIn«
– Personalmanagement-Unternehmen Secretary Plus veranstaltet Round Table zur Marktforschungsstudie »Top-AssistentIn zwischen Klischee und Wirklichkeit«
Das Berufsbild der »(Chef-)SekretärIn bzw. Top-AssistentIn« wurde anlässlich eines Round Tables, den Mag. Margit Haberl von Haberl Research & Consulting GmbH im Auftrag von Commercial Manager DI Anna Relle Stieger vom Personalmanagement-Institut Secretary Plus veranstaltete, unter die Lupe genommen.
Theorie und Wirklichkeit des Profils der Top-AssistentIn wurden anhand von Themen wie Fremd- & Eigenbild, Begriffsabgrenzung »Top-Assistentin/Assistent vs. Sekretärin«, Bedeutung, Qualifikationen und Entwicklungschancen sowie Grenzen der persönlichen Assistenz und das Bild des idealen Chefs analysiert und diskutiert.
So facettenreich wie die Experten-Runde – die sich aus namhaften Management-Vertretern aus unterschiedlichen Branchen Österreichs, wie Ing. Harold Burstein, Geschäftsführer der Stock Austria, Mag. Renate Czeskleba politischer Sekretär beim ÖGB, Dipl.-Kffr. Dorette Duelsner, Regional Manager CEE Microsoft Business Solutions, Mag. Gerhard Feimer, Personalleiter von UPC Austria und Mag. Klaus Mörtl, Human Resources Director der mobilkom austria AG sowie 8 Top-AssistentInnen aus Klein-, Mittel- und Großbetrieben zusammensetzte – waren dann auch die Ergebnisse:
Bereits der Name macht den Unterschied. Assistentin signalisiert einen anspruchsvollen Job und umschreibt ein breites Aufgabengebiet und Assistent impliziert eine höhere Wertigkeit als Assistentin. »Bei Sekretärin denk ich an Tippen, Zettel schlichten und Nägel feilen. Die AssistentIn ist die, die den Chef im Notfall vertreten kann. ChefsekretärInnen haben sich oft in diese Position hochgearbeitet. Für eine Assistenz-Funktion braucht man eine Ausbildung«
Geringe Übereinstimmung gab es beim Fremd- und Selbstbild von Top-AssistentInnen. Top-AssistentInnen sehen ihre Arbeit sehr emotional und stark personenbezogen, d.h. auf den »Chef« ausgerichtet. Der »Kümmer«-Faktor spielt eine große Rolle. Weibliche Vorgesetzte sind weniger begehrt. ManagerInnen sehen die Top Assistentin deutlich pragmatischer – sie sehen sie als sehr wichtig fürs Unternehmen und schätzen persönlich die Unterstützung, wollen aber ihre Selbständigkeit bewahren, sich nicht vollständig »ausliefern«. »Sie ist eine Mitdenkerin, diskret, mein BackUp!« betonte Renate Czeskleba. »Sie muss ihre Aufgaben möglichst erledigen, bevor sie verlangt werden. Flexibel sein, d.h. immer da sein und ihre Arbeit jederzeit unterbrechen, wenn man sie braucht. Einer guten Assistentin vertraut man blind«, so Klaus Mörtl.
Auch bei der Frage der Grenzen der persönlichen Assistenz klafften die Meinungen auseinander. Die Einstellung der ManagerInnen zum »Servicieren« war ambivalent. »Eine Assistentin, die alles macht, würde mich in meiner Autonomie einschränken«, konstatierte Gerhard Feimer. Meist nichts dagegen haben AssistentInnen, solange es in einem gewissen Rahmen bleibt und nicht als selbstverständlich angesehen oder ausgenutzt wird. »Ich koche auch für meinen Chef! Kenne seinen Geschmack so gut, dass ich Geschenke in seinem Namen kaufe« Diese positive Resonanz stand im Kontrast zu grenzüberschreitenden Erfahrungen wie »Mein Chef hat nie Geld fürs Mittagessen eingesteckt – habe das oft nicht mehr zurückbekommen«
Einig hingegen sind sich sowohl MangerInnen als auch Top-AssistentInnen, dass Persönlichkeitsmerkmale und Auftreten grundsätzlich wichtiger sind als Qualifikationen und Zeugnisse, die zwar wichtige Bestandteile des Lebenslaufes darstellen, aber nur als sog. Türöffner fungieren und selten entscheidend sind. Referenzen ehemaliger Arbeitgeber hingegen sind wichtiger. »Es ist nicht schwer, eine gute Assistentin zu finden, aber es ist schwer, eine passende zu finden. 60% Persönlichkeit und 40 % fachliche Skills. Mankos im Können sind leichter zu eliminieren als Mankos im Wesen« unterstrich Harold Burstein.
Ein qualitatives Novum einer Top-AssistentIn ist der Hochschulabschluss. Dieser gewinnt zunehmend an Bedeutung für anspruchsvolle Assistenzjobs und zählt sogar in manchen internationalen Firmen bereits zum Standard.
Die Tätigkeitsbereiche der Top-AssistentIn haben sich aus der Sicht beider Gruppen stark gewandelt. Diese sind zumeist breit gefächert und anspruchsvoller geworden. Die klassische Sekretariatstätigkeit tritt in den Hintergrund und der Anteil der selbständigen Arbeitsbereiche wächst. Dennoch beinhalten diese nach wie vor auch die »Basisarbeiten« wie Kaffee servieren, Post, Ablage, Termine koordinieren und den Bereich Reiseplanung.
Zudem divergiert das Anforderungsprofil auch nach Unternehmensgröße – in kleineren Unternehmen ist die Bandbreite zumeist größer.
Die Aufstiegschancen der Top-Assistentin sind aus Managementsicht in vielen Unternehmen gering und oft auch nicht erwünscht – die Erwartungen der Betroffenen teilweise hoch. »Assistentinnen sind die stabilsten Positionsinhaberinnen« so Dorette Duelsner. Für AssistentInnen hingegen sind fehlende Entwicklungsmöglichkeiten oft ein Kündigungsgrund.
Der »ideale« Chef ist aus der Sicht der ManagerInnen Utopie. »Primär ist er erfolgreich, »kein Loser« und trifft klare Entscheidungen«, betonte Burstein. Top- AssistentInnen erwarten in erste Linie Wertschätzung bezüglich ihrer Person und Arbeit und bevorzugen einen Mann als Chef!
Wie kommt man eigentlich zur Top-Assistentin bzw. zum Traum-Assistentinnen-Job?
ManagerInnen behaupten, dass die Suche nach der Top Assistentin üblicherweise langwierig sei. Man hat zumeist sehr genaue Vorstellungen, was man sucht – ob man wirklich die Richtige gefunden hat, merkt man in der Praxis. »English, EDV Kenntnisse ja, aber ob das Mindset passt, erfährt man erst im Versuch«.
Auch aus der Sicht der AssistentInnen ist, den Traumjob zu finden nicht einfach. Denn die Entscheidungskriterien haben vielmehr mit dem »richtigen Chef« zu tun und oft weniger mit den Aufgaben. »Chefs vom alten Schlag sind rar, bei den jüngeren »menschelt« es weniger, sie sind alle multikulti und cooler«. Man muss offensiv sein und v.a. auch informelle Kontakte nutzen. Personalbereitstellung gilt als gute Möglichkeit, ein Unternehmen risikofrei kennen zu lernen – die Erfahrungen damit sind ausschließlich positiv.
Fazit des Round Tables war also: Die Position der “Top-Assistentin” ist nicht eindeutig definiert. Je nach Unternehmen und hierarchischer Einordnung versteht man darunter sehr Unterschiedliches, sowohl von den Aufgaben als auch hinsichtlich der Stellung im Unternehmen.
Fest steht: Die Chefs von heute erwarten von ihren AssistentInnen mehr konkrete Arbeitsunterstützung und weniger persönliche Fürsorge. “Kaffee servieren” und “Termine verwalten” gehören nach wie vor zu den Aufgaben. Nespresso und Blackberry machen aber zunehmend Konkurrenz.
Top-AssistentInnen sollten sich an den Gedanken gewöhnen, für Teams zu arbeiten und Frauen als Chef zu haben. Wer Karriereambitionen hat, sollte die Entwicklungschancen im Unternehmen vorab genau abklären und eventuell auf die Sachbearbeiterebene umschwenken. Oder ein Mann sein, denn Top-Assistenten kommen leichter voran!
Diese Ergebnisse der hochkarätigen Diskussionsrunde sind Basis der qualitativen Marktforschungsstudie »Top-AssistentIn zwischen Klischee und Wirklichkeit«, die durch Secretary Plus veröffentlicht wurde und als kostenloser Download unter www.secretary-plus.at zur Verfügung steht.
Kontakt
Mag. Claudia Holzinger
Marketing & Communications Manager
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